Cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp bước vào “mùa quyết toán” – giai đoạn vừa căng thẳng, vừa quan trọng. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không chỉ là nghĩa vụ với Nhà nước mà còn là dịp để rà soát toàn bộ kết quả kinh doanh, xem doanh nghiệp đang vận hành có hiệu quả không, chi phí nào chưa hợp lệ, lợi nhuận thực tế ra sao.
Vậy để tránh rủi ro và xử lý trơn tru, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
1. Thời hạn và biểu mẫu cần nhớ
- Biểu mẫu chính: Tờ khai 03/TNDN, ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tùy tình hình từng doanh nghiệp, sẽ phải nộp thêm các phụ lục liên quan (chuyển lỗ, ưu đãi thuế, giao dịch liên kết…).
- Hạn nộp: Nếu năm tài chính trùng năm dương lịch, hạn chót là 31/03 năm sau. Trễ hạn, doanh nghiệp vừa bị phạt hành chính, vừa phát sinh tiền chậm nộp.
- Nguyên tắc tạm nộp: Trong năm, doanh nghiệp đã tạm nộp thuế TNDN theo quý. Quy định yêu cầu tổng số tạm nộp ≥ 80% số thuế phải nộp sau quyết toán. Nếu thiếu, cơ quan thuế sẽ tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày – con số nhỏ nhưng kéo dài nhiều tháng thì chi phí tăng rất đáng kể.
2. Đóng sổ kế toán và đối chiếu số liệu
Kế toán cần lập bảng cân đối số phát sinh, soát xét lại sổ cái và sổ chi tiết. Đặc biệt, việc đối chiếu phải làm đến nơi đến chốn:
- Hàng tồn kho: so sánh giữa thẻ kho và sổ kế toán.
- Công nợ: xác nhận với khách hàng và nhà cung cấp bằng biên bản.
- Ngân hàng: đối chiếu giữa sổ quỹ và sao kê thực tế.
Sau cùng, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ báo cáo tài chính gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bộ BCTC này không chỉ nộp cho thuế mà còn là tài liệu quan trọng khi làm việc với ngân hàng, đối tác.
3. Hồ sơ chứng từ doanh thu – chi phí
- Doanh thu: Cần hợp đồng, biên bản nghiệm thu/giao nhận, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán.
- Chi phí hợp lệ: Phải có chứng từ hợp pháp, liên quan hoạt động SXKD. Với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên khi mua hàng hóa, dịch vụ, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ, bên thứ ba thanh toán được ủy quyền…). Lưu ý: quy định này không áp dụng cho tiền lương.
- Tiền lương/tiền công: Nếu đến hạn quyết toán mà vẫn chưa chi, khoản lương đó không được tính vào chi phí, trừ trường hợp doanh nghiệp đã trích lập dự phòng tiền lương. Quỹ dự phòng tối đa 17% quỹ lương thực hiện, chỉ được trích khi sau trích lập doanh nghiệp vẫn có lãi, và số tiền này phải dùng hết trong 6 tháng đầu năm sau. Nếu còn dư, phải hoàn nhập giảm chi phí.
4. Tài sản cố định và chi phí phân bổ
- Với TSCĐ, phải có đủ hồ sơ: hóa đơn mua sắm, biên bản bàn giao, quyết định đưa vào sử dụng. Khấu hao theo đúng khung quy định.
- Với chi phí trả trước như thuê văn phòng trả nhiều năm, phần mềm bản quyền… cần lập bảng phân bổ chi tiết.
- Các khoản trích trước (ví dụ sửa chữa lớn) phải đủ chứng từ hợp lệ trước hạn quyết toán.
5. Lỗ chuyển kỳ và ưu đãi thuế
- Lỗ SXKD: được phép chuyển sang năm sau tối đa 5 năm liên tục, kê khai trên phụ lục 03-2/TNDN.
- Lỗ chuyển nhượng bất động sản:
- Trước 01/10/2025: chỉ được bù trừ trong hoạt động bất động sản.
- Từ 01/10/2025: áp dụng quy định mới theo Luật TNDN 2025 (cần theo dõi văn bản hướng dẫn chi tiết).
- Ưu đãi thuế (nếu có): cần hồ sơ pháp lý dự án, lĩnh vực/địa bàn ưu đãi, kê khai phụ lục 03-3A/B/C/D.
6. Giao dịch liên kết (nếu có)
Doanh nghiệp có quan hệ liên kết với công ty khác (mẹ – con, cùng vốn góp…) phải kê khai thêm phụ lục GDLK theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, nộp cùng với 03/TNDN.
Đặc biệt, chi phí lãi vay được trừ tối đa 30% EBITDA. Phần vượt không được trừ ngay mà có thể chuyển sang tối đa 5 năm sau.
7. Các rủi ro thường gặp
- Tạm nộp thuế cả năm <80% ⇒ phát sinh tiền chậm nộp.
- Thanh toán hóa đơn >20 triệu bằng tiền mặt.
- Lương ghi nhận nhưng chưa trả, hoặc dự phòng lương sai điều kiện.
- Khấu hao TSCĐ sai khung.
- Bỏ sót lỗ chuyển kỳ, ưu đãi thuế, hoặc kê khai GDLK.
8. Bộ hồ sơ cần nộp
- Tờ khai 03/TNDN và các phụ lục đi kèm (03-1A, 03-2, 03-3A/B/C/D, 03-4, 03-5, 03-6, 03-8, Phụ lục GDLK).
- Báo cáo tài chính năm.
- Bảng đối chiếu số thuế đã tạm nộp.
- Chứng từ chứng minh chi phí, hồ sơ ưu đãi thuế, chuyển lỗ.
9. Cách nộp trên hệ thống eTax
Tất cả nộp online trên Thuế điện tử (eTax). Doanh nghiệp đăng nhập, ký số và nộp tờ khai cùng phụ lục.
Nếu còn thiếu thuế, cần chuyển tiền ngay trong hạn chót. Nộp trễ chỉ một ngày cũng phát sinh tiền chậm nộp. Lưu lại biên lai điện tử và toàn bộ hồ sơ để phục vụ thanh tra sau này.
Kết luận
Quyết toán thuế TNDN là “bài kiểm tra sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp. Chuẩn bị kỹ hồ sơ, nộp đúng hạn sẽ giúp tiết kiệm chi phí, tránh phạt và thể hiện sự minh bạch với ngân hàng, đối tác.
👉 Truy cập ngay FileKeToan.com để tải về mẫu biểu, file Excel hỗ trợ quyết toán TNDN – công cụ giúp tự động kiểm tra mức tạm nộp, chuyển lỗ 5 năm, cảnh báo chi phí chưa hợp lệ.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 80/2021/TT-BTC – Mẫu tờ khai 03/TNDN.
- Nghị định 91/2022/NĐ-CP – Quy định tạm nộp ≥80%.
- Luật Quản lý thuế 2019 – Tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC & Thông tư 78/2014/TT-BTC – Chi phí được trừ, dự phòng lương.
- Nghị định 132/2020/NĐ-CP – Giao dịch liên kết, khống chế chi phí lãi vay.
- Luật Thuế TNDN sửa đổi 2025 – Quy định mới về bù trừ lỗ BĐS (hiệu lực 01/10/2025).