Trong quá trình sử dụng lao động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh việc tuyển mới, điều chỉnh lương, chấm dứt hợp đồng, nghỉ thai sản, nghỉ không lương dài hạn… Khi đó, kế toán cần lập và nộp mẫu D02-TS (hoặc D02-LT trên hệ thống eBHXH) để báo tăng/giảm người tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
1. Mẫu D02-TS/D02-LT là gì?
- D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu cũ).
- D02-LT: Tên gọi mới cập nhật theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH (sửa đổi bởi Quyết định 948/2023), hiện dùng trên phần mềm eBHXH.
Công dụng:
- Báo tăng lao động khi có người mới hoặc điều chỉnh tiền lương.
- Báo giảm lao động khi NLĐ nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ không lương ≥14 ngày, hoặc chuyển đơn vị.
2. Hồ sơ kèm theo khi lập D02-TS
- Báo tăng: HĐLĐ, quyết định tiếp nhận, TK1-TS, phụ lục lương (nếu có).
- Báo giảm: Quyết định chấm dứt HĐLĐ/thỏa thuận nghỉ việc, bảng lương các tháng liên quan. Nếu báo muộn có thể cần thêm D01-TS để giải trình.
- Thai sản: Giấy chứng sinh/khai sinh và quyết định nghỉ thai sản.
- Ốm đau dài ngày: Giấy ra viện/giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH.
3. Cách ghi các cột trên mẫu
- STT, Họ tên, Mã số BHXH: ghi chính xác theo CMND/CCCD và mã số BHXH.
- Chức vụ/Nơi làm việc: theo hợp đồng.
- Mức lương, Phụ cấp: theo HĐLĐ, không thấp hơn mức tối thiểu vùng.
- TỪ tháng/năm (mm/yyyy):
- Báo tăng: tháng NLĐ bắt đầu tham gia hoặc tăng lương.
- Báo giảm: tháng đủ điều kiện báo giảm (thường là tháng sau khi nghỉ).
- ĐẾN tháng/năm:
- Báo tăng: để trống.
- Báo giảm: ghi tháng hiện tại lập hồ sơ.
- Ghi chú: nêu rõ lý do (ví dụ: “Tăng mới”, “Điều chỉnh lương”, “Nghỉ việc 31/07/2025”, “Nghỉ thai sản 01/08/2025”).
4. Thời hạn nộp báo tăng/giảm
- Báo tăng: trong 30 ngày kể từ khi NLĐ thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (quy định mới từ 01/7/2025).
- Báo giảm: thực hiện ngay trong tháng phát sinh.
- Thực tế, để không phát sinh thẻ BHYT tháng sau, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo giảm tháng sau từ ngày 28 tháng trước (theo Công văn 1734/BHXH-QLT – BHXH TP.HCM; các tỉnh khác nên xác nhận thêm).
5. Một số lưu ý quan trọng
- Phải đối chiếu mã số BHXH và ngày nghỉ thực tế trước khi nộp.
- Nghỉ thai sản: không đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN; BHYT do cơ quan BHXH đóng.
- Nghỉ ốm đau ≥14 ngày/tháng:
- Trước 01/7/2025: không đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN; BHYT vẫn có giá trị.
- Từ 01/7/2025: nếu rơi vào tháng đầu làm việc hoặc tháng đầu trở lại làm việc, NLĐ nghỉ ốm ≥14 ngày vẫn phải đóng BHXH tháng đó.
- Báo muộn có thể bị truy thu và yêu cầu bổ sung hồ sơ (D01-TS).
- Quy trình điện tử: lập tờ khai trên IVAN/eBHXH → ký số → gửi → theo dõi phản hồi.
6. Kết luận
Mẫu D02-TS/D02-LT là biểu mẫu bắt buộc khi có biến động lao động. Kế toán cần nắm rõ cách điền, đặc biệt ở cột TỪ/ĐẾN tháng và ghi chú lý do. Thực hiện đúng – đủ sẽ giúp hồ sơ được BHXH duyệt nhanh chóng, tránh bị truy thu hoặc sai sót về thẻ BHYT.
Lưu ý
Bài viết mang tính hướng dẫn nghiệp vụ theo luật và công văn hiện hành (Quyết định 1040/QĐ-BHXH, 948/QĐ-BHXH; Luật BHXH 2024; Công văn 1734/BHXH-QLT – BHXH TP.HCM). Cách triển khai có thể khác nhau giữa các địa phương. Doanh nghiệp nên đối chiếu với BHXH nơi quản lý trước khi nộp hồ sơ.